Primeur EdeA: papierloos werken op Chemelot

EdeA is het eerste bedrijf op Chemelot dat van papieren dossiers overstapt op digitaal. Sinds 6 januari 2014 kunnen de medewerkers van EdeA met behulp van explosieveilige iPads ook op het Chemelotterrein en bij klanten in de dossiers kijken.  

Vroeger legde je voor elk karwei een papieren dossier aan. Nu doe je dat meteen in de computer, waardoor alles voor iedereen beschikbaar is en je nooit meer een dossier kwijt bent. Als het goed is, vermindert straks het papierverbruik met 95%. Het vereist wel veel meer discipline. Alle werkprocessen en procedures liggen keihard vast. Hoewel alle werkprocessen in Visio te vinden waren, gingen sommige medewerkers toch opnieuw het wiel uitvinden. Deze tool dwingt de medewerkers om gestructureerd te werken, waardoor je grote vorderingen kunt maken in veiligheid. Veiligheid is ook één van de grote motoren van het WAI-project (Werken aan Installaties) dat nu gestart is. Je kunt niet aan een klus beginnen als niet duidelijk is WAT je moet doen en HOE je dat moet doen. Ook zijn alle dubbele handelingen eruit gehaald via een leanproject.  

Meer samenwerken
Jos Bodden, chef Operaties en Onderhoud IBL van EdeA: “Je kunt nu niet meer aan een karwei beginnen dat niet goed is voorbereid en waarvoor geen budget is goedgekeurd. Maar behalve een goede discipline, moet je ook meer samenwerken, want je bent met dit systeem afhankelijk van je collega’s. Iedereen moet zijn taak doen en zijn verantwoordelijkheid nemen. Iemand moet bijvoorbeeld een document aanleveren of een vinkje zetten. Gebeurt dat niet, dan kun je niet verder, want SAP is onverbiddelijk. Dus moet je je collega erop aanspreken dat je op hem zit te wachten. En daar komen de commitmentvaardigheden natuurlijk goed van pas. Iedere medewerker die iets moet doen, krijgt automatisch een opdracht in zijn ‘bakje’. Ook het veiligstellen en de overdracht van een installatie regel je in het systeem.” 

Eerste papierloze bedrijf op Chemelot
EdeA is het eerste bedrijf op Chemelot dat papierloos gaat werken. Ook voor SAP en RWE zijn we de eerste. Waarom lukt EdeA dat? Jos: “EdeA is een kleiner bedrijf, dus we zijn wat flexibeler dan een groot bedrijf. Toch zijn het niet zo heel veel aanpassingen geweest. SAP PM (Plant Maintenance; Onderhoud) en WCM (Work Clearance Management) zijn kleine SAP-modules waar EdeA een mooie schil om heeft gezet. Je kunt zeggen dat het 90% SAP is. Inmiddels hebben we veel reacties gekregen van andere bedrijven, zoals Sitech, Borealis en Lanxess. We zijn zo’n beetje de ambassadeurs van ‘papierloos werken’ geworden.”

Explosieveilige iPads
Op dit moment zijn er al vier iPads aangeschaft die ‘atmosferisch explosief proof’ (atex-proof) zijn. Dat aantal wordt dit jaar uitgebreid naar twintig. Hiermee kunnen de medewerkers dus ook op het Chemelotterrein en bij de klanten beschikken over alle documenten. 

Gewenning en ontwenning
Jos geeft toe dat het voor veel medewerkers erg wennen is. “Maar ook ‘ontwennen’. Je moet je oude werkwijze loslaten en proactief je collega’s aanspreken op hun verantwoordelijkheid. Daarom hebben we voor een overgangsperiode gekozen: het systeem moet op 31 december 2014 helemaal ingevoerd zijn. Dat geeft iedereen ruim de tijd om eraan te wennen. Ik ben ook benieuwd hoe het systeem werkt bij de turnaround van F3500 die eraan komt. Het moet lukken!” 

Reacties van medewerkers: “Dit is wel even wennen!” 

Amper twee maanden na de start van de introductie van ‘Papierloos werken’ zitten Ron Willems, Otto van den Heuvel, Jan Krijn en Huub Brassé op verzoek van de redactie van Synergiek bij elkaar om hun eerste ervaringen met papierloos werken te delen. Zoals Jos Bodden al opmerkte, is het voor veel mensen een grote ‘gewenning en ontwenning’. Daarmee slaat hij de spijker op de kop ...

Ron Willems: “Dit is echt een radicale, forse verandering. We zijn zonder test-omgeving meteen in het diepe gegooid. Weliswaar hebben we in een werkgroep uitgebreide voorlichting gekregen, maar de praktijk is toch altijd anders. Het heeft ons veel extra werk gekost om de oude ordners te converteren naar het systeem. Dat is nu rechtgetrokken.” 

Huub Brassé: “We wisten wat we allemaal voor onze kiezen zouden krijgen. Wat we nu doen, is veel meer zichtbaar dan vroeger op papier. Iedereen moet nu z’n eigen werk doen en daardoor moet je meer samenwerken. Als iemand zijn werk niet doet, gebeurt er niets. Maar dat gestructureerder werken leidt wel tot meer veiligheid. En daar gaat het uiteindelijk om. Ik denk dat het een kwestie van wennen is. En alles waar we tegenaanlopen, noteren we en wordt verbeterd.”

Otto van den Heuvel heeft de laatste maanden heel wat afgevloekt. “Dit werkte niet, dat liep niet. ’t Was allemaal niet onoverkomelijk, maar het kostte wel heel veel tijd. Ik ben ook niet gewend dat ik zo afhankelijk ben van anderen. Normaal is een inspectieklus een routinewerk, maar nu ben je er veel langer mee bezig. Je mist de routine en moet heel erg schakelen. En je moet alles stuk voor stuk invoeren, wat heel veel tijd kost. Maar de tweede keer dat je aan preventief onderhoud of een turnaround van een bepaalde installatie begint, zul je hiervan wel veel profijt hebben.” Hij geeft toe dat bij EdeA veel te lang is geprobeerd om telkens het wiel uit te vinden. “Onderhoud en turnarounds zijn voor 80% repeterend werk. Als je alle PO-plannen goed gevuld hebt, bespaart je dat een volgende keer veel tijd.”

Jan Krijn kan er nog helemaal niet aan wennen. “Het kost me vier keer zo veel tijd om een order te volgen, wat de status ervan is, voordat men met het werk kan beginnen en bij het veiligstellen. Dan moet de chef van de Wacht zijn kruisje zetten, dan moet het veiliggesteld worden, dan weer wachten op bijvoorbeeld E-technisch veiligstellen enz. enz. Ook bij het nu nog maken van de Veiligstellijst wordt er een papieren dossiertje gebruikt. Je moet iedere order stuk voor stuk nakijken en aanvullen. Voor productiemensen is het nog veel lastiger dan bij onderhoud of turnarounds, want we hebben nog weinig met het systeem gewerkt. En ik moet echt een tekening op papier hebben. Een iPad werkt niet in het veld. Daarop heb je geen goed overzicht op een tekening, zeker als er meerdere tekeningen bij een klus horen.” Ook Otto is van plan om nog documenten uit te printen: “De site-users verwachten nu nog tekeningen op papier. Zo lang zij met papier werken, willen ze dat wij de overdracht ook zo doen.” 

Iedereen is het erover eens dat de taken nu liggen waar ze horen te liggen. Alleen kreeg je vroeger een dossier aangereikt met de opdracht: dit moet je doen. Nu moet je zelf in de bak met werkvoorraad kijken welke acties er voor jou open staan. Je kunt een klus niet van A tot Z afwerken, maar bent afhankelijk van de acties van anderen. Als een status niet afgewerkt is, bijvoorbeeld als er geen budget, mankracht of documenten zijn, is de rest vergrendeld. “Gelukkig is het systeem nog niet klaar en hebben we nog tot eind 2014 voor alles 100% operationeel is”, besluit Ron. “Tegen die tijd zijn we er misschien aan gewend.”